Mar. 10, 2009 No.20
 
《時間管理黃金法則》
文:商周出版
 
 景氣差,裁員聲四起,所有的企業都開始進行瘦身運動,老闆除了精減人力外,合併職務將一人當二人用,更是當前企業主對抗景氣寒冬所祭出的對策,上班族想要保住飯碗,除了要有亮眼的工作表現外,在壓力與工作倍增的環境下,如何做好時間管理,讓工作效率加倍,成為職場常勝軍。

 台大化工系教授呂宗昕以其多年研究時間管理的經驗,為台灣上班族量身打造的<<時間管理黃金法則>>專書,不僅貼近台灣社會現況,更以名人案例──大前研一、郭台銘、李嘉誠、彼得.杜拉克、比爾蓋茲、施振榮、巴菲特、何飛鵬、嚴長壽…,分析他們的時間管理技巧,透過故事的分享,讓讀者快速吸收運用,是不景氣年代,上班族邁向成功、增加財富不可或缺的書。

<<時間管理黃金法則>>
職場達人的工作導電材 Google張成秀的時間競賽
採用「最短路徑」,是最節省時間的方法
選對路徑的人,會比先起跑的人更快抵達終點

張成秀的追逐時間
 張成秀是Google的台港業務總經理。幼時家境優渥富裕,但因家中突遭一連串變故,以致未能享有歡樂的童年。她的父親曾擔任玩具工會第一屆的理事長,後來卻因經商失敗而被迫宣布破產,不但因此鋃鐺入獄,而且終日抑鬱寡歡,最後以自殺結束了自己寶貴的生命。

 家庭經濟頓陷愁城,她的母親一肩扛起家計重擔,為人洗碗、洗衣、掃廁所。張成秀也到電子工廠當電焊女工賺取學費,以減輕家裡的負擔。但張成秀並未因生活困頓而放棄求學之路,反而更加勤奮好學,小學五年級就立定未來志向,後來順利考上北一女,再進入台大外文系就讀,並獲得留學獎學金,前往美國史丹佛大學取得MBA學位。

 學成歸國後,張成秀也竭盡所能地在職場上打拚,嚴格要求自己,也努力與時間賽跑。從辦公室走到洗手間的路上,她同時要完成六件事情:一、去倒杯水;二、發傳真公告文案;三、與同事討論;四、將新聞稿交給公關部門;五、到倉庫取貨;六、去櫃台轉送快遞。除了完成這六件事,她還必須規畫最短的路徑,以最快的速度達成。為了提醒自己不忘記第二天的重要議程,她甚至還會在半夜打電話到辦公室,對著自己的答錄機留言,只為做好萬全的準備。因為她一直抱持著奮鬥不懈的精神與精準掌握時間的態度,才能從一位女工,晉升為跨國大企業的總經理。

電流的最短路徑
 張成秀在自傳中提到了「最短路徑」的想法,讓我聯想起複合材料裡「最短導電路徑」的概念。
在絕緣材料的兩側接上電源時,電流無法順利通過。如果在絕緣材料中添加少量導電物質,使之成為複合材料,則電流略通。當所添加的導電物質可相互連結時,電子會尋找最短的路徑,穿越障礙抵達材料另一側,此時電流可暢行無阻。類似的想法可套用於職場上。我將職場上的電流稱為「工作電流」,將職場環境視為一個絕緣物質。

 職場上存在著許多阻力,讓你的工作窒礙難行,效率大幅下降,因此「工作電流」無法暢通,例如業務種類繁多、工作內容複雜、行政業務龐大、突發狀況頻傳等。這些阻力使自己陷入工作不順的窘境。一旦適當地加入部分「工作導電材」後,職場環境的「電阻值」會相對下降,使部分「工作電流」可以導通,工作效率有所改善,故部分工作可順利進行。

 當添加「工作導電材」至一定程度後,構成了相互連結的通路,讓「工作電流」可循此通道,走最短的捷徑抵達目標的另一側,此時「工作電流」完全暢通,效率大幅提升,工作可順遂執行。

工作導電材
由上述說明你可以瞭解,「工作導電材」對工作效率的提升可產生直接的貢獻。要想成為職場達人,「工作導電材」是不可或缺的致勝關鍵。

 我們應積極運用以下三種「工作導電材」,減少工作阻力,並提高自己的「工作電流」:

本身的計畫
 計畫是為了確定目標,讓自己明白應如何施加「工作電壓」,以及何處能產生「工作電流」。可先設定每月的目標,再逐漸擴展至每季目標及年度目標,從近程目標安排至遠程目標,循序規畫所欲達成之事項。上班族如能設定明確的工作目標,就不會成為終日渾渾噩噩、不知所為何事的打卡族,也比較容易在工作上建立起自信心及獲得成就感。

內部的請教及學習
 職場老手多半見多識廣,經過大風大浪的洗禮後,練就出一身好本領,即使面對窒礙難行的事務,亦可有條不紊地順利處理。職場新手應從旁觀察職場老手的因應之道,從中揣摩工作的處置技巧,並適時向資深同事請教工作重點及注意事項。獲得職場前輩提供的一些寶貴建議後,應立刻抄錄於筆記本中,做為日後工作的參考。多向優秀的同事學習,可幫助自己避免犯下不小心的錯誤、落入不必要的失敗,有效提升工作效率。

外部的協調與爭取資源
 一項工作往往需要公司內部與外部同時配合,才能順利執行。先綜合研判任務的所有執行程序,再找出最需與公司外部協調商談的關鍵步驟,提前主動聯絡相關公司或單位,洽談合作的可能性,以尋求最大資源的協助。

 剛進入職場的新手最常發生的錯誤是在公司內部埋首苦幹,等到驚覺需要外部協助及資源時,才慌慌張張地緊急四處求救,最後發現求助無門,造成多日的努力心血功虧一簣。事前周詳的思考及安排,是提高工作效率的重要環節。

 本身的計畫、內部的學習及外部的協助,皆可成為你的「工作導電材」。善用這三種導電材料來提高自己的工作效率,你將會成為卓越的職場達人!

資料提供:商周出版

 
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